In de regel zijn alle facturatieprocessen en noodzakelijke rapportageprocedures voor de maandelijkse salarisadministratie al gedigitaliseerd en in veel gevallen ook geautomatiseerd. En toch: wanneer maandelijks de loonstroken voor werknemers worden opgemaakt, moeten de meeste bedrijven nog het gebruikelijke werk doen: ze uitprinten, in een envelop doen, opsturen of op het bureau leggen. En dat kost papier, toner, verzendkosten en werktijd. Gemiddeld ongeveer 1,50 euro per werknemer. Het digitale alternatief voor analoge facturering op papier is al beschikbaar. Werkgevers kunnen gebruikmaken van een groot aantal elektronische loonstroken. Maar is het zo makkelijk? En is daar geen wet op?
Digitale salarisadministratie: verplicht of optioneel?
Bedrijven zijn bij het uitbetalen van hun loon namelijk verplicht om hun werknemers een opgave in tekstvorm te bezorgen. Er is echter geen wettelijke vereiste om een papieren inkomstencertificaat af te geven. Er is beslist geen recht op een papieren loonstrookje.
Is alles veilig voor facturering?
De bescherming van persoonsgegevens is erg belangrijk bij elektronische loonadministratie. Elektronische versleuteling helpt hierbij. Hiervoor zijn wachtwoordbeveiligde pdf’s ideaal. Versleuteling met 128-bit RC4 of AES (de nieuwste versie PDF 1.7 versleutelt zelfs het document met 256-bit AES) zorgt ervoor dat de gegevens alleen toegankelijk zijn voor de ontvanger. Dat geldt ook, zoals nu in de praktijk vrij gebruikelijk is, wanneer de verklaring naar het privé e-mailadres van de medewerker wordt gestuurd.
Salaris of loon?
Salaris en loon worden in eerste instantie gelijkgesteld: beide worden betaald aan mensen die niet als zelfstandige werken. Er zijn echter verschillen. Het salaris wordt doorgaans aan het einde van de maand als loon uitbetaald, afhankelijk van het aantal werkdagen in de maand en de verrichte werkzaamheden. Ongeacht vakantie of ziektedagen ontvangt de werknemer elke maand exact hetzelfde salaris, behalve bonussen. Het loon is afhankelijk van het verrichte werk. Het aantal uren of het aantal geproduceerde stuks wordt vaak als basis voor de berekening gebruikt. Hier wordt vaak gebruik gemaakt van uur-, stuk- of stukloon. Economische schommelingen kunnen de bestelsituatie beïnvloeden, wat uiteindelijk ook van invloed is op de hoogte van de lonen. Overigens: Bij elektronische facturering maakt het niet uit of het gaat om een periodieke uitbetaling van het salaris van een medewerker of om de (onregelmatige) uitbetaling van prestatiebeloning, zoals bij het omschreven loon het geval is.
Meer hulp?
Meer hulp bij het opzetten van de salarisadministraite, of zelfs bij de digitale uitvoering, kan Het Salariskantoor geven. Experts op het gebied van de salarisverwerking.